1С-ЭПД: как подключить сервис и настроить обмен

1С-ЭПД — это не отдельная программа, а надстройка над сервисом 1С-ЭДО, который уже встроен в вашу конфигурацию. Если обмен электронными документами настроен, подключение сводится к одному флажку в настройках учетной записи. Если не настроен — придется пройти четыре шага, и самый долгий из них не про программу, а про выпуск подписей.

Ниже разбираем весь путь: что входит в электронные перевозочные документы, кто участвует в обмене, что нужно проверить в базе и почему отправка не проходит, когда все вроде бы настроено.

Содержание

Что входит в электронные перевозочные документы

ЭПД — зонтичный термин. Через государственную систему ГИС ЭПД сейчас оформляется шесть видов документов:

Документ	Что подтверждает	Сколько сторон
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)	Факт перевозки груза	Три: отправитель, перевозчик, получатель
Электронный путевой лист (ЭПЛ)	Выпуск машины на линию, медосмотр, техконтроль	Одна: только ваша организация
Электронный заказ-наряд	Поручение на перевозку по договору фрахтования	Две
Электронная сопроводительная ведомость	Передачу порожнего контейнера	Две
Электронный заказ, заявка	Согласование условий перевозки	Две
Электронный договор фрахтования	Аренду транспорта с экипажем	Две

Разница между первыми двумя принципиальная и объясняет большую часть путаницы. Транспортная накладная — обмен между тремя независимыми компаниями через их операторов. Путевой лист — внутренний документ, где все шесть подписей ставят ваши же сотрудники, а контрагент не участвует вообще.

Подробные инструкции по обоим документам мы вынесли отдельно: как оформить электронный путевой лист и как работать с транспортной накладной. Эта статья — про то, что нужно сделать до них.

Кто участвует в обмене

Схема из трех звеньев.

Ваша база 1С. Здесь документ создается, заполняется и подписывается.

Оператор информационной системы ЭПД. Посредник, который обрабатывает документы и передает их в государственную систему. Работать напрямую с ГИС ЭПД нельзя — только через оператора, включенного в реестр Минтранса. Порядок ведения реестра установлен приказом Минтранса от 10.02.2022 № 40, порядок включения в него — приказом от 25.05.2022 № 200.

ГИС ЭПД. Государственная система, где подписанный комплект документов хранится и откуда его видят ФНС, Минтранс и Ространснадзор.

Отдельно искать оператора и заключать с ним договор не нужно: в 1С он выбирается при подключении сервиса из готового списка. Доступны «Калуга Астрал» и «Такском».

Если ваш контрагент работает через другого оператора, роуминг между ними настраивается автоматически — отдельную заявку подавать не нужно.

Что обязательно с 1 сентября 2026 года, а что нет

Формулировка «переход обязателен для всех» встречается почти в каждой статье на эту тему. На деле обязательным стал не весь пакет документов.

Документ	С 1 сентября 2026
Транспортная накладная	Только электронная
Заказ, заявка	Только электронные
Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки	Только электронные
Договор фрахтования	На выбор компании
Сопроводительная ведомость	На выбор компании
Заказ-наряд	На выбор компании
Путевой лист	На выбор компании, кроме перевозки маркируемого алкоголя

Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Для документов из верхней части таблицы бумажный аналог с 1 сентября не применяется, за исключением случаев, отдельно определенных Минтрансом.

Два момента, на которых чаще всего путаются. Первый: заказ-заявка и заказ-наряд — разные документы, первая обязательна, второй нет. Второй: решение по путевому листу нужно закрепить в учетной политике, даже если компания остается на бумаге.

Штрафовать за отсутствие электронных документов начнут не сразу: до 1 марта 2027 года действует переходный период. Инспектор, увидевший бумажную накладную, ограничится устным замечанием. Это не отсрочка самого перехода, а полгода на то, чтобы отладить процесс без риска остановки рейса.

Отсюда практический вывод: если вы возите грузы по договору перевозки, подключаться придется, но полгода на отладку у вас есть. Если у вас только служебный транспорт и путевые листы для собственных нужд — решение за вами, и спешка не нужна.

Подробный разбор того, что меняется 1 сентября, мы собрали в статье про тренажер 1С-ЭПД.

Что нужно проверить до подключения

Четыре позиции. Три из них проверяются за пять минут, четвертая занимает недели.

Релиз конфигурации. Сервис поддержан в «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Управлении торговлей 8», «1С:УНФ», «1С:Комплексной автоматизации 8», «1С:Рознице 8» редакции 3.0, «1C:ERP» редакции 2.5, «1С:Клиенте ЭДО» и решениях на их базе. Отдельно поддержаны транспортные конфигурации — «1С:Управление автотранспортом» и «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП».

Дело не только в конфигурации, но и в номере релиза: если база не обновлялась полгода, начинать нужно с обновления. Если в интерфейсе нет раздела «Электронные перевозочные документы», это первый признак устаревшей версии.

Криптопровайдер. Без КриптоПро CSP или совместимого решения 1С не подпишет ни один документ.

Учетная запись 1С-ЭДО. Если обмен электронными документами уже работает, отдельная учетная запись для ЭПД не нужна — используется та же.

Квалифицированные подписи для подписантов. Отдельный «специальный» сертификат для перевозочных документов не требуется: подходит та же КЭП, которой вы подписываете отчетность. Но если документы подписывают разные сотрудники — например, медработник и механик в путевом листе — подпись нужна каждому. Выпуск сертификатов и есть тот самый долгий этап: закладывайте недели, а не дни.

Заявление на выпуск подписи можно отправить прямо из программы через сервис «1С-Подпись» — отдельно идти в удостоверяющий центр не обязательно.

Как подключить 1С-ЭПД

Шаг 1. Обновите конфигурацию до релиза с поддержкой перевозочных документов, если раздела в интерфейсе нет.

Шаг 2. Подключитесь к обмену электронными документами через сервис 1С-ЭДО и выберите оператора — «Калуга Астрал» или «Такском».

Шаг 3. Включите обмен с ГИС ЭПД. Если 1С-ЭДО у вас уже работает, это единственное, что нужно сделать: в настройках учетной записи оператора перевозочные документы активируются отдельным флажком. Новая учетная запись не создается.

Шаг 4. Выпустите подписи для всех сотрудников, которые будут подписывать документы.

После этого можно переходить к настройке обмена с контрагентами — она нужна для транспортных накладных и других двусторонних документов. Для путевого листа этот шаг пропускается: контрагента в нем нет.

Настройка обмена с контрагентом

Шаг 1. Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контрагентами» → «Настройки ЭДО».

Путь к настройкам ЭДО в разделе «Администрирование» в 1С

Шаг 2. Выберите в списке контрагента, с которым настраиваете обмен. Если его там нет, отсюда же отправляется приглашение по ИНН.

Выбор контрагента в настройках ЭДО для обмена перевозочными документами

Шаг 3. Отметьте галочками типы документов, которыми будете обмениваться.

Выбор типов электронных документов для обмена с контрагентом

Шаг 4. Нажмите «Записать и закрыть».

Настройка выполняется один раз для каждого контрагента.

Начиная с версии библиотеки электронных перевозочных документов 1.9.16.61 связь с контрагентом устанавливается автоматически при первой отправке — рассылать приглашения вручную не нужно. На более старых релизах приглашение обязательно, и пока контрагент его не принял, документы ему не уйдут.

Если документ не отправляется

Четыре причины покрывают почти все случаи.

Приглашение не принято. Актуально для релизов до версии библиотеки 1.9.16.61: контрагент есть в списке, но приглашение висит неподтвержденным, и документ не уйдет, пока он его не примет.

Проблема с подписью. Сертификат просрочен, не установлен в личное хранилище или не запущен криптопровайдер. Проверьте срок действия КЭП и лицензию КриптоПро CSP.

Обмен с ГИС ЭПД не активирован. Обычный ЭДО работает, документы контрагентам уходят, а перевозочные — нет. Вернитесь в настройки учетной записи и включите перевозочные документы отдельным флажком.

Нет машиночитаемой доверенности. Сотрудник подписывает КЭП физического лица без оформленной МЧД. Доверенность нужно зарегистрировать в реестре ФНС и привязать к учетной записи.

Если ни одна из причин не подходит, а документ все равно не проходит проверку формата, 1С покажет конкретное поле с ошибкой — чаще всего это незаполненные реквизиты транспортного средства, водителя или расхождение данных с ГИС ЭПД.

Кому подключение 1С-ЭПД не подойдет

Если вы не участвуете в коммерческих грузоперевозках. Служебная машина директора и путевые листы для списания бензина — это не тот случай, ради которого стоит разворачивать электронный документооборот. Закон вас к этому не обязывает.

Если конфигурация нетиповая и давно не обновлялась. Переход на релиз с поддержкой ЭПД может задеть самописные доработки. Здесь порядок обратный: сначала аудит конфигурации, потом обновление, и только потом подключение сервиса.

Если вы оказываете экспедиторские услуги и не зарегистрированы в реестре «ГосЛог». Подключение сервиса эту задачу не закрывает: регистрация в реестре — отдельная процедура через Госуслуги.

Если вам нужен обмен из системы, которая не является 1С. Сервис работает внутри конфигураций 1С. Для других учетных систем операторы предоставляют API и веб-интерфейсы, но это уже за рамками 1С-ЭПД.

Частые вопросы

Нужна ли отдельная подпись для перевозочных документов?

Нет. Подходит та же квалифицированная подпись, которой вы подписываете отчетность. Специальный сертификат для ЭПД не выпускается.

Мы уже работаем в 1С-ЭДО. Что нужно сделать?

Включить обмен перевозочными документами в настройках существующей учетной записи оператора. Новая учетная запись и новый договор не нужны.

Можно ли обмениваться с контрагентом, если у него другой оператор?

Да. Роуминг между операторами настраивается автоматически, отдельная заявка не нужна.

В каком разделе находятся электронные перевозочные документы?

Расположение зависит от конфигурации и релиза: это может быть вкладка «Главное» или раздел «Продажи». Если раздела нет ни там, ни там, база нуждается в обновлении.

Когда начнут штрафовать за бумажные документы?

С 1 марта 2027 года. До этой даты действует переходный период: за отсутствие электронного документа инспектор ограничится устным замечанием.

Обязательно ли переходить на электронный путевой лист?

Нет, кроме перевозки маркируемой некрепкой алкогольной продукции. Транспортная накладная, заказ и заявка — обязательны, путевой лист — на усмотрение организации.

Что делать, если база не тянет обновление до нужного релиза?

Сначала оценить, какие доработки задеты. Обновление нетиповой конфигурации без предварительной проверки может остановить учет — здесь порядок действий обратный привычному.