Госдума повышает штрафы за хранение документов

По проекту новые штрафы распределяются так:

• для граждан – от 1 000 до 3 000 руб.;
• для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 руб.;
• для компаний – от 5 000 до 10 000 руб.

Напомним, по действующей редакции статьи 13.20 КоАП за нарушение правил работы с архивными документами будет предупреждение или административный штраф. Причем штраф возможен только для двух категорий.

В первую попадают граждане, которых оштрафуют в размере от 100 до 300 рублей. Во вторую категорию включают должностных лиц, для которых штраф составит от 300 до 500 рублей. А вот для юридических лиц в действующем кодексе ответственности нет.

Инициаторы изменений в КоАП поясняют, что действующая в 2020 году ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов несопоставима с последствиями утраты архивных документов. Причем как для граждан, так и государства в целом.

Кроме того авторы отмечают, что ответственность по статье 13.20 в актуальной сейчас редакции не помогает обеспечить ответственное исполнение руководителями компаний и должностными лицами обязанностей по сохранению и использованию архивных документов.

Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Индивидуальный предприниматель отвечает за хранение документов самостоятельно (ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Требований, как организовать хранение документов, в законодательстве нет. Каждая организация или предприниматель устанавливают свой порядок. Главное, обеспечить безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений (письмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС от 15.08.2013 № АС-4-3/14759). Правила хранения пропишите во внутренних документах организации, например, в положении об архиве.

Удобно разделить все документы, которые подлежат хранению, на три блока. Первый блок — текущий архив, который включает в себя документы за последние три года, открытые для налоговой проверки. Их можно хранить в шкафах бухгалтерии, чтобы иметь к ним быстрый доступ в случае проверки.

Второй блок — специальный архив, который включает в себя документы, которые нужно хранить очень долго (кадровые документы) или за уничтожение которых предусмотрены серьезные штрафы (документы АО или ООО), или документы с особым доступом (режим коммерческой тайны). Подробнее читайте Как хранить документы в кадровой службе и Где и как хранить правоустанавливающие документы.

Третий блок — прочий архив. Именно его придется чаще всего пересматривать в поисках документов, которые подлежат уничтожению.

Другой вариант разделения предлагает Минкультуры в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом от 31.03.2015 № 526. Так, он рекомендует передавать в архив документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, предлагает хранить в бухгалтерии.

Отдельные условия для хранения есть у кадровых документов. Так законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

• документы по личному составу;
• положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве.

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Что касается сроков, в течение которых хранят документы по личному составу, то их надо смотреть в статье 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

К примеру, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.