ИНСТРУКЦИИ
УРОКИ 1С
НОВОСТИ
ДОКУМЕНТЫ
ОПЛАТА КАРТОЙ
БУХГАЛТЕРСКИЕ ИНСТРУМЕНТЫ
FAQ
Такие сведения требуются не только для текущих вычислений по НДФЛ и взносам, но и для долгосрочных перспектив, таких как расчет будущей пенсии, и, следовательно, сроки их хранения существенно увеличиваются.
Мы создали для них справочную таблицу:
| СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ | |||
|---|---|---|---|
| Общие вопросы | |||
| Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения). | Организации | 75 лет | ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" |
| Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения). | 50 лет | ||
|
Документы по учету кадров (личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.) |
|||
| Личные дела руководителей и работников организации | Организации | 50/75 лет ЭПК | ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Личные карточки работников | Организации | 50/75 лет ЭПК | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | Организации | 50/75 лет ЭПК | ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | Организации | 3 года | ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
|
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:
|
Организации |
Постоянно 3 года после замены новыми |
ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Согласие на обработку персональных данных | Организации | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором) | ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | Организации | До востребования (невостребованные работниками - 50/75 лет) | ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками | Организации | До востребования | п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | Организации | 50/75 лет | ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 |
|
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
|
Организации |
50/75 лет 5 лет |
ст. 465 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
|
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
|
Организации |
|
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
|
Штатные расписания организации, изменения к ним:
|
Организации |
Постоянно 3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов - до ликвидации организации) |
ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
|
Документы по учету рабочего времени (журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.) |
|||
| Табели (графики). журналы учета рабочего времени | Организации | 5 лет (при вредных и опасных условий труда - 50/75 лет) | ст. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Графики отпусков | Организации | 3 года | ст. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных прихода и ухода работников, местных командировок | Организации | 1 год | ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Отчеты работников о командировках | Организации | 5 лет ЭПК <3> | ст. 452 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков | Организации | 5 лет | ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Листки нетрудоспособности | Организации | 5 лет | ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности | Организации | 5 лет | ст. 619 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
|
Приказы по основной деятельности и кадровые приказы (в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки) |
|||
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:
|
Организации |
Постоянно (присланные для сведения - до минования надобности; в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов - до ликвидации организации) 5 лет |
ст. 19 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
|
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки. заявления) к ним: о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников; о дисциплинарных взысканиях. |
Организации |
50/75 лет ЭПК 5 лет (об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет) 5 лет 5 лет (о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет) 3 года |
ст. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 также см. Письмо Росархива от 21.09.2020 № Р/Т-1279 |
|
Должностные инструкции |
|||
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | Организации | 3 года после замены новыми | ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | Организации | 50/75 лет | ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2029 №236 |
Сейчас мы предоставим некоторые комментарии к данной таблице.
- В данной таблице учтены лишь кадровые документы, необходимые для регистрации стажа и доходов физического лица и так далее. В ней отсутствуют документы по охране труда, которые также требуют особого внимания в отношении хранения в соответствии с определенными правилами и сроками. Если необходимо такая таблица для документов по охране труда, пожалуйста, сообщите об этом в комментариях, как обычно.
- При внедрении электронного документооборота в области трудовых отношений, работодатель обязан гарантировать сохранность электронных документов в соответствии с законодательством об архивном деле, даже если такой электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя или цифровой платформы "Работа в России" (см. ст. 22.3 Трудового кодекса РФ). Иными словами, для кадровых электронных документов также должны соблюдаться сроки, указанные в таблице.
- Срок хранения "50/75" лет означает, что документы, завершенные до 1 января 2003 года, должны храниться в течение 75 лет, в то время как документы, завершенные после 1 января 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. Эти документы, которые стали частью архивных коллекций государственных и муниципальных архивов, должны быть подвергнуты экспертизе ценности после истечения установленных сроков хранения.
- Отметка "ЭПК" в сроке означает, что это сокращение обозначает "Экспертно-проверочная комиссия". Срок хранения с пометкой "ЭПК" указывает на то, что после истечения установленного периода хранения эти документы могут быть выбраны для постоянного архивного хранения, процесс которого также осуществляется специальной комиссией.
- Срок "Постоянно" означает, что эти документы, созданные в ходе работы источников, которые наполняют архивы государственных или муниципальных органов, должны быть переданы на постоянное архивное хранение в соответствующие архивы после истечения периода временного хранения в организациях.
