ИНСТРУКЦИИ
УРОКИ 1С
НОВОСТИ
ДОКУМЕНТЫ
ОПЛАТА КАРТОЙ
БУХГАЛТЕРСКИЕ ИНСТРУМЕНТЫ
FAQ
Служебная записка (служебка) не относится к обязательным документам и не имеет какой-либо унифицированной формы. Обычно служебные записки требуются, чтобы обосновать и подтвердить расходы, дать пояснения, изложить справочные сведения, информировать руководство о чем-либо, изложить факты, просьбы.
Сама по себе служебная записка не является первичным бухгалтерским документом, но может стать дополнительным аргументом в споре с проверяющими. В записке указывают дополнительные данные, которых может не быть в первичных документах.
Правила, по которым оформляют документ установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Служебную записку составляют в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов:
- Данные адресата (как правило, но не всегда, это руководитель организации).
- Данные составителя (должность, профессия или специальность, структурное подразделение, ФИО).
- Название документа.
- Содержание записки (описание ситуации, предложения или объяснения).
- Отметка о приложениях (если к записке прилагают документы).
- Дата и подпись составителя.
Срок хранения служебных записок зависит от срока хранения документов, для которых они составлены. Для информационных и справочных записок используется тот же подход, что и к письмам: они подлежат хранению 5 лет (ст. 47 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). Служебные записки, которые являются основанием для приказов и распоряжений по личному составу, хранятся столько же, сколько сами приказы – три года, пять лет, 50–75 лет. Срок хранения служебок, которые подтверждают расходы, ограничивается сроком хранения бухгалтерских документов. При необходимости срок продляется.
В таблице собрали наиболее частые случаи бухгалтерской и кадровой практики, в которых используются служебные записки.
| Ситуация | Назначение, содержание служебной записки |
|---|---|
| Служебная командировка | Составляется для расчета суточных в случаях. когда у сотрудника нет документов, подтверждающих проезд или проживание, когда сотрудник отправился на автомобиле, при задержке в командировке. Необходимо указать обстоятельства поездки и привести подтверждающие документы: данные об автомобиле, месте назанчения, периоде командировке, подтверждение принимающей стороны, причины задержки, продления срок. |
| Такси | Составляется для подтверждения обоснованности расходов на такси. Необходимо указать дату, время, цель использования такси и сделать акцент на связь с выполнением должностных обязанностей. |
| Приобретение и списание материальных ценностей | Оформляется в случае необходимости приобретения какого-либо имущества (инвентарь, инструмент, оргтехника, картридж, канцтовары, запчасти и т.д.). Сотруднику обязательно указать цель и назначение приобретенных ценностей для последующей идентификации в учете. Также оформляется в случаях порчи, повреждения, истечения срока годности материальных ценностей для инициирования их списания. Сотруднику необходимо подробно описать все обстоятельства выбытия материальных ценностей. |
| Утеря документов, ошибки | Оформляется для уведомления руководства об утере документов, обнаружении ошибок, необходимости их исправления. В записке целесообразно описать все обстоятельства и предложить варианты решения сложившейся ситуации. |
| Обучение, повышение квалификации | Оформляется, если нужно отправить сотрудника на семинар, дополнительное обучение, повышение квалификации или сотрудник сам изъявляет инициативу повысить квалификацию. В служебной записке необходимо привести информацию о мероприятии, программе допобразования, сотруднике, который будет обучаться с обоснованием производственно необходимости и целесообразности. |
| Кадры, зарплата | Оформляется для обоснования повышения зарплаты, изменения штатного расписания, увеличения окладов, ввода новой должности, увеличения количества штатных единиц. В служебной записке нужно привести обосновывающие аргументы. |
| Премии, поощрения | Оформляется для обоснования премирования либо иного поощрения сотрудников. В служебной записке нужно указать, кому выплатить премию, в каком размере и за что с описанием конкретных результатов работы, либо иные варианты поощрений. |
| Нарушения | Оформляется для документирования фактов привлечения к дисциплинарной ответственности (например, прогул). В записке нужно изложить причины, обстоятельства, события, время, дату события, коллег-свидетелей, факты нарушений. При необходимости указать требование принять меры - отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание. Важно не пропустить срок, в течение которого сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Служебная записка должна быть написана не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. При подсчете срока не считают время болезни работника, пребывания его в отпуске, а также время, которое необходимо на учет мнения представительного органа работников. |
| Отзыв из отпуска, совмещение должностей | Оформляется, если инициатор отзыва или совмещения - не руководитель, а коллега отпускника. В этом случае он может подготовить служебную записку на имя руководителя и обосновать в ней необходимость отзыва сотрудника из отпуска, либо вынести предложение определенному сотруднику совместить должности. В документе описать производственную необходимость. |
| Охрана труда | Оформляется в случае невыполнения обязательных мероприятий по охране труда для избежания штрафа на должностное лицо, ответственное за их соблюдение. В документе необходимо указать все запланированные расходы и риски работодателя в случае несоблюдения мероприятий. |
