Как работать с самозанятыми. Памятка для бухгалтера

Для таких случаев, чтобы ничего не забыть, держите пошаговый план оформления сделок с самозанятыми:

Оформление сделки, заключение договора

Форма договора. Согласно ст. 161 ГК РФ сделки между юридическими и физическими лицами должны заключаться в письменной форме.

Исключения: публичная оферта и разовые услуги, совершаемые в момент договоренности (письмо ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.19) – в этих случаях договор в письменной форме можно не оформлять.

В случае, если стороны планируют обмениваться документами по электронной почте или в мессенджерах, то эти каналы необходимо прописать в договоре. При наличии обоюдных возможностей удобно использование сервисов ЭДО, в т.ч. платформ по работе с самозанятыми.

Правовые ограничения. Самозанятый не может оказывать услуги компании, в которой он работал по трудовому договору в пределах 2х предшествующих лет. Виды деятельности самозанятого не должны попадать в список исключений (ст. 4, 6 Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018г.).

Моменты, касающиеся НПД. Обязательно в договоре прописать следующие пункты: статус плательщика НПД, предоставление выписки о статусе, обязанность физического лица информировать о прекращении права применения режима НПД и ответственность за нарушение этого пункта, обязанность самозанятого сформировать и передать чек заказчику и сроки этой передачи (крайний срок – 9е число месяца, следующего за месяцем оплаты).

Риски переквалификации в трудовой. В договоре не должны фигурировать термины и понятия трудового права (слова «заработная плата», «должность», «место работы», «режим рабочего времени», «график рабочего времени», «материальная ответственность» и т.д.), иначе прямым следствием будет переквалификация договора в трудовой с последующим доначислением всех налоговых обязательств с момента его заключения. Опасны также регулярные выплаты, в этом случае при наличии возможности необходимо убрать все однотипные формулировки, максимально конкретизировать и разнообразить наименования услуг, работ (Письмо ФНС от 16.09.21г. № АБ-4-20/13183@).

Работа с персональными данными. Хранение личных данных (копий паспорта) недопустимо. В случае, если личные данные самозанятого используются только в момент заключения и в рамках заключенного договора, не требуется дополнительное согласие на обработку персональных данных. Если же данные планируется передавать в какие-либо инстанции, то потребуется подписание дополнительного документа «согласие на обработку и распространение персональных данных».

Выплата

Проверка статуса. Перед каждой выплатой необходимо проверять статус самозанятого на сайте ИФНС (https://npd.nalog.ru/check-status/).

Указание в платежном поручении статуса НПД. При проведении платежей в основании платежного поручения указываем статус исполнителя как плательщика НПД.

Оплата другому лицу. При необходимости допускается выплата другому лицу, если в договоре прописан этот способ (письмо ФНС № АБ-4-20/4336@ от 01.04.21г.).

Чек

Уведомить самозанятого о правилах оформления чеков. Данный пункт поможет избежать дальнейших проблем при получении чеков. Удобно использование своеобразной памятки, шпаргалки или небольшого видео о работе в приложении «Мой налог»:

• Чек создается в день получения дохода, либо на следующий день.
• Обязательно указывается дата получения дохода.
• Чек создается на всю сумму поступившей оплаты, а не за минусом налога.

Проверка реквизитов. При получении необходимо проверить дату, сумму чека, ИНН заказчика, ИНН самозанятого.

Хранение чеков. В случае последующего аннулирования чеков, сохраненный вариант является единственным доказательством и позволит не убирать данные суммы из расходов (письмо ИФНС от 28.10.2021 г. №ПА-4-20/15213@), поэтому требуется обеспечить хранение полученных чеков. Удобно хранить ссылки на чек в виде реестра. В случае аннулирования по ссылке будет доступна информация об этом.

Акт

Максимально конкретизируем наименование услуг и делаем отсылку к договору.

В случае отличия в датах чеков и актов для принятия расходов ключевым документом является чек (ст. 15 Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.18г.). Если акт выписан ранее чека, то расходы принимаем к учету не ранее даты чека.