Новые правила оформления больничных и обмена данными с ФСС

В частности, работодатели теперь обязаны предоставлять в ФСС по новой форме сведения о застрахованных лицах. Отличие нового отчета в том, что в него теперь входят анкетные данные сотрудника:

• фамилия, имя и отчество (при наличии);
• дата рождения;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• способ перечисления и реквизиты, либо признак того, что человек не является работником данного страхователя.

Наниматель также обязан информировать ФСС обо всех изменениях во всех перечисленных данных о работнике. Если не предоставить необходимые сведения, то работодателю грозит штраф в размере 5 000 рублей, а также могут оштрафовать должностное лицо, отвечающее за сдачу отчетности, на сумму от 300 до 500 рублей.

Эти сведения нужны ФСС для назначения и перечисления работнику соцпособий, в т. ч. по больничным листам. Представить в ФСС данные нужно в течение 3 рабочих дней с момента, как эти сведения сам работник предоставит работодателю.

При этом по состоянию на начало февраля 2022 года процесс обмена этими сведениями с ФСС не налажен.

Как же избежать штрафов за непредоставление? Наши эксперты попробовали разобраться и структурировать информацию по данному вопросу.

Вопрос: Кто обязан предоставлять сведения о застрахованных лицах в ФСС с 01.01.2022?

Несмотря на то, что из текста закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ (устанавливает новый порядок взаимодействия с ФСС) и Постановления Правительства от 23.11.2021 г. №2010 (регулирует конкретные правила взаимодействия) можно сделать вывод, что подавать в ФСС сведения нужно только в случае их изменения (в т.ч. приема на работу и увольнения), сам Фонд считает по-другому.

Из разъяснений, опубликованных на сайтах территориальных отделений ФСС, следует, что на начало 2022 года сведения о застрахованных лицах надо подать на всех работников. То есть, один раз в начале 2022 года сделать это нужно всем работодателям. Далее изменять и дополнять сведения нужно будет уже по необходимости, в соответствии с новыми НПА.

Вопрос: Как подать сведения о застрахованных лицах в ФСС через 1С и оператора ЭДО?

Увы, но системщики оказались не готовы к нововведениям.

1. В январе 2022 года более-менее нормально уходили в ФСС сведения через сервис 1С-Отчетность. Во всех остальных случаях, хоть новый отчет и был реализован в ПО, и формировался, и отправлялся он с ошибками. Кроме того, его ещё нужно было найти (где искать новый отчет в ФСС в вашей 1С - смотрите в следующем блоке).
2. Операторы ЭДО также не успели реализовать возможность отправки сведений о застрахованных лицах в ФСС к 01.01.2022 г. К началу февраля 2022 г. возможность сдать сведения в ФСС в электронном виде проставили большинству крупных операторов. Тем не менее, чтобы сдать сведения через оператора, нужно их в системе оператора и заполнить. Т.к. в бухгалтерских программах, в первую очередь в 1С, пока не реализована функция выгрузки отчета в другую систему.
3. Сам ФСС также отказался не готов к приему отчетов. Некоторые региональные отделения Фонда в январе 2022 подтверждали, что они ещё сами не подключены должным образом к СЭДО, следовательно. ни принимать сведения, ни отправлять работодателям запросы по ним не могут.

Вопрос: Где искать Сведения о застрахованных лицах для ФСС в 1С?

Новый отчет в 2022 году находится:

• В 1С:ЗУП ред. 3.1 в разделе «Кадры», начиная с релиза 3.1.20.96 от 23.12.2021 г.
• В 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры», начиная с релиза 3.0.106.60 от 28.12.2021 г.
• В 1С:Бухгалтерии ред. 2.0 реализация этих нововведений запланирована в релизе 2.0.67.20 от 31.01.2022 г.

Вопрос: Будет ли штраф за не сданный в начале 2022 года новый отчет?

За «внеплановую» сдачу всех сведений по работникам в ФСС в начале 2022 года штрафа, скорее всего, не будет. Такой вывод можно сделать из:

1. Информации, размещенной на сайтах территориальных подразделений ФСС. там указано, что на первое полугодие 2022 года предусмотрен переходный период для внедрения нового порядка. Кстати, в случае отсутствия в этот период сведений о работнике у ФСС и ПФР, пособие ему может быть назначено на основании реестра, предоставленного работодателем (по старому порядку).
2. Устных разъяснений, которые дают сотрудники отделений Фонда. А именно: неготовности ФСС принимать указанные сведения в электронном виде и неопределенности формулировок НПА в части сроков, в которые надо предоставить сведения по новой форме по всем сотрудникам, а не по тем, у кого они изменились после 01.01.2022.

Тем не менее, советуем работодателям выполнить рекомендации, приведенные далее.

Как гарантированно избежать штрафов

В ситуации, о которой мы рассказали, рекомендуем работодателям сформировать сведения о застрахованных лицах по всем сотрудникам на бумаге и направить в свое территориальное отделение ФСС. Не дожидаясь, пока заработает как положено ПО.

Отправку лучше всего выполнить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

К документам советуем приложить пояснительное письмо, в котором указать примерно следующее: «В связи с переходом на новый порядок, организацией было принято решение запросить у сотрудников актуальные сведения, необходимые для выплаты пособий от ФСС. Сведения были предоставлены сотрудниками: (дата, с которой соблюдается указанный в новом законодательстве срок в 3 рабочих дня для отправки данных в ФСС)».

Напомним, что во вступивших в силу с 01.01.2022 НПА отсутствуют ограничения по предоставлению в ФСС сведений на бумажных носителях в зависимости от численности персонала. Поэтому воспользоваться нашей рекомендацией может любой наниматель. При этом не лишним будет попробовать направить те же сведения и в электронном виде, основным способом, предлагаемым вступившим в силу законодательством.