Правила хранения бухгалтерских документов 2022

Между тем, положения нового ФСБУ 27/2021 касаются таких важных аспектов, как ведение документооборота и хранение учетной документации и информации.

На особенностях хранения сегодня остановимся подробнее. Напомним, что ФСБУ 27/2021 окончательно «уравнивает в правах» бумажную документацию с электронной. Также стандарт устанавливает правила хранения электронных документов и баз с данными из них. При этом следует помнить несколько важных особенностей:

1. Подлинники документов следует хранить в том виде, в каком они были составлены. То есть, если документ изначально был оформлен на бумаге, то так его и нужно хранить. Перевести в электронный вид для последующего хранения только в нем нельзя.

2. При хранении документации в электронном виде должна быть возможность создать бумажный экземпляр любого документа.

3. Хранить документы и данные нужно только на территории РФ. В том числе на территории РФ должны находиться и базы данных с электронной информацией. Отметим, срок выполнения данного положения продлен до 01.01.2024.

   Хранение документов на территории РФ по ФСБУ 27/2021

   Хранить бухгалтерские документы и базы данных, в которых содержится информация из этих документов, по общему правилу надо на территории РФ.

   Исключение сделано для ситуаций, когда организация ведет деятельность за пределами РФ и законодательство или правила страны, в которой ведется деятельность, требует хранения документов бухучета на её территории. Тогда допустимо обеспечить хранение в этой другой стране. Также возможен вариант хранить документы и данные параллельно в РФ и за пределами РФ.

   Обязательно выполнять данное требование надо с 01.01.2024 г. Однако, можно начинать и раньше.

4. Обязанность обеспечить сохранность бухгалтерских документов лежит на компании. Она же должна самостоятельно определить и зафиксировать во внутренних регламентах порядок хранения и доступа к документации.

   Что значит организовать доступ к документам по ФСБУ 24/2021

   По сути ФСБУ 27 требует предотвратить несанкционированный доступ к бухгалтерской документации и данным бухучета, для обеспечения из защиты от изменений и утраты.

   Как правило. это требование и так выполняется в ходе обычной работы компании. Поэтому, для соблюдения норм ФСБУ 24/2021 достаточно:

   • проанализировать, как обеспечивается защита документации и информации от изменений и утраты;
   • при необходимости дополнить или изменить имеющиеся правила;
   • закрепить все в локальном нормативном акте и сослаться на него в учетной политике, составленной с учетом ФСБУ 24/2021.

   Пример 1

   Доступ к товарным накладным и счетам-фактурам имеют: (список с ФИО и должностью).

   Накладные и счета-фактуры в работе (за текущий период) хранятся в запираемом шкафу в помещении бухгалтерии (комната 205). Ключи от шкафа хранятся у главного бухгалтера (2 экземпляра) и заместителя главного бухгалтера (1 экземпляр), которые вправе передавать их сотрудникам, которым разрешили доступ к указанным документам. Накладные и счета-фактуры за закрытые периоды передаются по описи, в прошитом и пронумерованном виде в архив.

   За сохранность документов, переданных в архив. отвечают: (список с ФИО и должностью).

   Порядок доступа к документам в архиве описан в п. 12 настоящего Положения о документообороте.

   Пример 2

   Доступ к электронным документам, поступившим от контрагентов, имеют: (перечень должностей).

   Возможность совершать действия с электронными документами контрагентов обеспечивает IT-отдел, предоставляя право входа в соответствующий раздел 1С по корпоративному логину и паролю сотрудника, которому разрешен доступ.

   Формирование, изменение и контроль списка сотрудников, которым разрешен доступ к электронным документам контрагентов, осуществляет главный бухгалтер, который в срок не позднее 1 рабочего дня с момента изменений передает данные в IT-отдел посредством корпоративной электронной почты.

   Порядок работы в корпоративной системе 1С, идентификации пользователей и обязательного переодического обновления паролей описан в Разделе IV Положения о документообороте.

5. В случае утраты или порчи документов компания обязана предпринять все возможные действия для того, чтобы такие документы восстановить.

   Нюансы действий АО при утрате документов

   (рекомендуется применять и другим организациям, если оригинал документа нельзя восстановить)

   АО, кроме требований ФСБУ 27/2021, должны учитывать требования к хранению документов, утвержденные Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/gc/

   При утрате или повреждении подлинника документа необходимо создать его копию, заверенную в установленном порядке.

   В каждом случае утраты или повреждения подлинника нужно составить об этом акт. В таком акте нужно указать причины утраты или повреждения. Акт подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает единоличный исполнительный орган и главный бухгалтер организации.

   Акт нужно в дальнейшем хранить вместе с копией документа.