Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Пока 2020 год еще не закончился, исправьте допущенные недочеты.

Не выдавайте деньги из запрещенных источников

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Тратьте подотчетные суммы только на разрешенные цели

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

НДФЛ и взносы с подотчетных сумм без авансового отчета

Если поверяющие обнаружат, что подотчетник не отчитался по подотчетным суммам, вам придется доплачивать НДФЛ и страховые взносы.

Также будет и штраф – 20% от недоимки.

Не поможет даже ВС РФ (см. Определение от 3 февраля 2020 г. № 310-ЭС19-28047).

Кроме того, если авансовые отчеты запросит банк, а их не будет, он может заблокировать вашу систему "Банк-Клиент", так как заподозрит запрещенные операции.

Поэтому, если авансовые отчеты подотчетных лиц поступают не вовремя, лучше подстраховаться. В течение месяца после истечения срока возврата денег издайте приказ об удержании денег, ознакомьте с ним работника и возьмите у него согласие на возврат.

Правила кассовых операций меняются

ЦБ подготовил проект поправок также в Указание № 3210-У, которые поменяют правила выдачи денег из кассы, в том числе и под отчет.

Сейчас подотчетные деньги выдаются по письменному распоряжению руководителя или заявления подотчетника с визой директора.

Заявления будут отменены. А распоряжение на выдачу наличных можно будет оформлять на несколько выдач одному или даже нескольким подотчетным лицам.

Срок предоставления авансового отчета тоже поменяют. Пока он составляет 3 дня. По новым правилам его будет устанавливать руководитель фирмы.