Перерасчёт отпускных за апрель, май, июнь 2020 г.

Отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отпуска. Из-за нерабочих дней в марте-мае 2020 г., введенных указами Президента РФ, у многих работодателей возникла неясность при расчете отпускных сумм, причитающихся сотрудникам.

18.05.2020 Минтруд выпустил новые разъяснения, касающиеся начислений за дни отдыха. Некоторым работодателям, возможно, придется произвести перерасчет отпускных за апрель, май, июнь 2020 г.

Кстати, в предыдущей статье мы писали про «Расчёт отпускных в августе 2020 года».

Позиция официальных ведомств

Неясность в начислениях была обусловлена тем, что в нормативных документах нет понятия «нерабочих дней». Соответственно, не оговаривалось, нужно ли учитывать выплаты за этот период в расчете среднего заработка или нет. До официального письма Минтруда № 14-1/В-585, выпущенного 18.05.2020 г., на сайте Роструда разъяснялось, что нерабочие дни из расчетного периода не исключаются, а произведенные выплаты учитываются при начислениях отпускных. Однако позже чиновники пришли к единому противоположному мнению:

• зарплата за время нерабочих оплачиваемых дней не должна участвовать в расчетах среднего заработка;
• расчетный период уменьшается на нерабочие оплачиваемые дни.

Такое решение Минтруд объясняет тем, что оплата нерабочего периода – это иные случаи освобождения от работы с сохранением зарплаты, исключаемые из расчета, согласно пп. «е» п. 5 «Положения о порядке расчета средней зарплаты» (утверждённый Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007). Таким образом, работодатели, ранее воспользовавшиеся методикой Роструда, столкнутся с необходимостью перерасчета отпускных за 2020 г.

Рекомендованный порядок расчета

Сам расчёт начисления не изменился. Этапы расчета состоят из следующих шагов:

• определяется количество календарных дней в расчетном периоде (РП), то есть, за 12 календарных месяцев предшествующие месяцу начала отпуска. При этом вычитаются исключаемые дни (например, отпуск за свой счет, командировка, простой, временная нетрудоспособность и т.д.). Если месяц отработан полностью, в расчете применяется среднемесячное число календарных дней - 29,3 (ст. 139 ТК РФ), по неполностью отработанным месяцам оплачиваемые дни рассчитывают пропорционально;
• суммируются учитываемые доходы (не включаются суммы, не относящиеся к вознаграждению за труд, или рассчитанные по среднему заработку);
• определяется среднедневной заработок делением суммы доходов на число дней в РП;
• количество дней отпуска умножается на среднедневной заработок – получается сумма отпускных.

При выплате бухгалтерия удерживает из отпускных выплат НДФЛ.

Единственное новое правило, которое нужно учитывать, если работодатель решит руководствоваться мнением Минтруда – исключить из расчета среднего заработка дни и выплаты, приходящиеся на нерабочий период с 30 марта по 8 мая 2020г.

Попробуйте всё удобство работы в облаке 1С прямо сейчас. Настроенное резервное копирование данных, гибкая масштабируемость, подпиская 1С:ИТС уже включена в стоимость, возможность работы с мобильных устройств.

Узнать подробнее

Пример перерасчета отпускных за апрель 2020 г.:

Оклад курьера Соколова 18 000 руб. 30 и 31 марта Соколов, как и все сотрудники компании, не работал. Весь период с 1 апреля 2019 по 31 марта 2020 г. заработок начислялся ему в полном объеме (в том числе – за нерабочие дни 30 и 31 марта). В апреле 2020 Соколов уходит в отпуск на 28 дней.

Как в компании были начислены отпускные сотруднику изначально (по методике Роструда):

• зарплата за РП: 18 000 х 12 мес. = 216 000 руб.;
• среднедневной заработок: 216 000 / 12 мес. / 29,3 = 614,33 руб.;
• отпускные: 614,33 х 28 дн. = 17 201,24 руб.;
• удержан НДФЛ 13%: 17 201,24 х 13% = 2 236 руб.;
• Соколову выдана сумма отпускных на руки: 17 201,24 – 2 236 = 14 965,24 руб.

В мае бухгалтерии пришлось сделать перерасчет отпускных за апрель после выхода разъяснений Минтруда:

• из РП исключены нерабочие дни – 30 и 31 марта, соответственно, число календарных дней для расчета средней зарплаты изменится: 29,3 х 11 мес. + 29,3 / 31 день (календарные дни в марте) х 29 дн. (отработанные Соколовым в марте 2020 г.) = 349,7 дней;
• учитываемая зарплата уменьшится на сумму за 2 нерабочих дня: 18 000 х 11 мес + 18 000 / 21 рабочий день марта х 19 отработанных дней в марте = 214 285,71 руб.;
• среднедневной заработок Соколова составит: 214 285, 71 руб. / 349,7 = 612,77 руб.;
• отпускные сотрудника: 612,77 х 28 = 17 157,56 руб.;
• НДФЛ с пересчитанных отпускных уменьшится: 17 157,56 руб. х 13% = 2 230 руб. (т.е. излишне удержаны 6 руб.);
• на руки сотрудник должен был получить: 17 157,56 – 2 230 = 14 927,56 руб.

Таким образом, отпускные у Соколова стали меньше: вместо 14 927,56 руб. он получил 14 965,24 руб.

Переплата составила: 14 965,24 – 14 927,56 = 37,68 руб.

В результате перерасчета отпускных за апрель, май, июнь 2020 г. сумма может не только уменьшиться, но и увеличиться. Это произойдет, если начисления за март, апрель, май (именно за нерабочий период) стали меньше, например, из-за отсутствия премий. Поэтому однозначно сказать, кто выиграет в итоге - сотрудник или компания, невозможно. Размер начислений зависит от каждого конкретного случая. Как произвести исправление ошибок в случае неправильно начисленных отпускных, мы рассказывали ранее в нашей статье.

Кому не нужен перерасчет отпускных за апрель, май, июнь?

Перерасчет не потребуется компаниям и ИП, продолжившим работу в период самоизоляции 30 марта – 8 мая 2020 г. Ведь сотрудники получали заработную плату, эти дни фактически отработаны полностью, соответственно, отпускные начислены верно.

Отпуск без перерасчета отпускных также будет у работников, трудившихся в период самоизоляции удаленно.

Работодатель может не делать перерасчет, если не затронуты интересы работников – то есть в том случае, когда отпускные получились больше, чем при исключении нерабочего периода. Однако в этом случае могут возникнуть риски неправомерного учета расходов в налогооблагаемой базе по налогу на прибыль или по УСН «доходы минус расходы».

Как повлияет перерасчет отпускных на НДФЛ?

Доплата по отпускным облагается НДФЛ в общем порядке. Налог взимается с разницы между ранее начисленной суммой и суммой перерасчета.

Пример:

С 12 по 31 мая 2020 г. в компании для всех сотрудников продлены нерабочие оплачиваемые дни, т.к. в регионе ведения деятельности режим самоизоляции продлили до конца мая. У менеджера Красильникова по графику отпусков ежегодный отпуск начинается с 1 июня 2020 г. Отпускные ему начислили заранее в сумме 25 260 руб. При перечислении был удержан НДФЛ 13% - 3284 руб. На руки Красильников получил 21 976 руб.

Исходя из разъяснений Минтруда, компания произвела перерасчет отпускных за июнь 2020, исключив оплачиваемый нерабочий период. В итоге сумма отпускных инженера увеличилась и составила 26 120 руб.

Сумма к доплате: 26 120 – 25 260 = 860 руб. Ее было решено перечислить сотруднику на карту. При выплате компания удержала НДФЛ 13% с учетом ранее удержанного налога: 26 120 х 13% - 3 284 = 112 руб.

В результате перерасчета отпускных за июнь Красильников дополнительно получил 748 руб. (860 - 112). Налог компания перечислила 29.05.2020 общей суммой: 3 284 + 112 = 3 396 руб.

Срок перечисления НДФЛ по отпускным - последнее число месяца, в котором они выплачены работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому, при перечислении налога в платежном документе указывается месяц, когда компания выплачивает доплату. Например, если при перерасчете отпускных за май компания доплатила разницу сотруднику в июне, налог с этой разницы необходимо перечислить до конца июня.

Сложнее с уменьшением суммы отпускных. В таком случае возникает переплата - как по отпускным, так и по НДФЛ. Учесть ее можно при удержании излишне выплаченных средств у сотрудника, что допускается делать только при письменном согласии (заявлении) работника. Переплату по НДФЛ можно либо вернуть сотруднику по его заявлению, либо зачесть в счет будущих периодов.

Компенсация за задержку выплаты отпускных

Работодатель, который из-за перерасчета отпускных за апрель, май, июнь доплачивает своим сотрудникам разницу, фактически задерживает своевременную выплату отпускных. Во избежание конфликтов при опоздании с перечислением оплаты, необходимо дополнительно начислить сотруднику соответствующую компенсацию – в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной в срок суммы за каждый день просрочки, включая день выплаты (ст. 236 ТК РФ).