Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка вводится в России с 1 января 2020 года (ст. 66.1 ТК РФ 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020). Процесс перехода на электронную трудовую книжку, в 2020 году, будет добровольным и стартует также с 1 января 2020 года.

Т.е. уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. А у тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Руководителю сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР необходимо ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Но только если в течение месяца были кадровые изменения или регистрировались заявления о предоставлении сведений о трудовых книжках.

В связи с этим в программных продуктах 1С появилась возможность отправлять форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

ЭТК обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

На данный момент форма СЗВ-ТД реализована в следующих конфигурациях 1С:

• 1С:ERP Управление предприятие 2 - запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
• 1С:Бухгалтерия некомерческой организации КОРП - не требуется
• 1С:Бухгалтерия некомерческой организации ПРОФ - не требуется
• 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 2.0 - запланировано 2.0.66.100 от 31.01.2020
• 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 - реализовано 3.0.75.70 от 28.01.2020
• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0 - запланировано 2.0.66.100 от 31.01.2020
• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 - реализовано 3.0.75.70 от 28.01.2020
• 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 2.5 - запланировано 2.5.147 от 31.01.2020
• 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3 - реализовано 3.1.12.113 от 10.01.2020
• 1С:Комплексная автоматизация, редакция 2 - запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
• 1С:Налогоплательщик - запланировано 3.0.175 от 30.01.2020
• 1С:Платежные документы - не требуется
• 1С:Розница, редакция 2.3 - не требуется
• 1С:Управление нашей фирмой - не требуется
• 1С:Управление производственным предприятием, редакция 1.3 - запланировано 1.3.132 от 30.01.2020
• 1С:Управление торговлей, редакция 10.3 - не требуется
• 1С:Управление торговлей, редакция 11 - не требуется

При наличии направления ПФР пользователю будет автоматически добавлено специальное направление ЭТК. Далее из ПП 1С необходимо отправить «Заявление на подключение к ЭДО ПФР (электронные трудовые книжки)». Данное заявление необходимо исключительно для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для сдачи отчетности в электронном виде (СЗВ-М) по прежнему требуется Дополнительное соглашение на бумажном носителе.

Для отправки заявления необходимо перейти в раздел Отчеты -> Регламентированные отчеты -> Уведомления, затем нажать кнопку Создать и выбрать Заявления по эл. документообороту с ПФР -> Заявление на подключение к ЭДО ПФР.

Если в программе 1С нет СЗВ-ТД, то необходимо обновить конфигурацию программы 1С до последней версии.

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• работодателю (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек?

Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Остались вопросы?

Свяжитесь с нашими техническими специалистами по телефону 8 800 333-65-40 (бесплатный звонок по всей России) и мы подскажем и поможем подключить подачу отчётности по электронным трудовым книжкам. Или оставьте заявку на обратный звонок.