Образец заполнения Авансового отчёта в программе 1С

На примере двух видов, за купленный товар и за проезд на транспорте, рассмотрим как формируется авансовый отчёт в программе 1С. Выдача денежных средств сотруднику осуществляется через документ Выдача наличных по расходно-кассовому ордеру. Этот документ находится в меню Банк и касса - журнал Кассовые документы.

В открывшейся форме заполняем следующие поля:

• В поле "Вид операции" пишем "выдача подотчетному лицу";
• В поле "Получатель" заполняем "Фамилия имя отчество лица", которому будут выданы деньги;
• В поле "Сумма" вводим сумму выданного аванса;
• Поле "Статья ДДС" заполняется автоматически на основании указанного вида операции;
• В поле "Комментарий" можно указать, на какие цели выданы денежные средства или любую другую необходимую информацию.

Далее нажимаем на кнопку "Провести" и смотрим, какие у нас сформировались проводки - Дебет 71.01 - Кредит 50.01 - Расход из кассы. Эту сумму мы передали подотчётному лицу на покупку товара.

Выдадим другую сумму на проезд другому подотчётному лицу. Точно так же создаём документ "Выдача наличных". Общую сумму расхода денежных средств можно посмотреть сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71, в нём будет отображаться какая сумма и кому была выдана.

Далее оформим авансовый отчёт, перейдя во вкладку "Банк и касса" - журнал "Авансовые отчёты".

Нажимаем на кнопку "Создать" для открытия формы заполнения документа.

• В поле "Подотчётное лицо" вводим кому выдали денежные средства;
• Поле "Склад" оставляем пустым.

Нажимаем на кнопку "Добавить" и выбираем в открывшемся окне "Выдача наличных".

Программа 1С автоматически по указанному подотчётному лицу выберет ранее созданный документ и отобразит его в окошке выбора.

Перенесём этот документ в табличную часть авансового отчёта, выбрав его.

Далее открываем вкладку "Прочее" и нажимаем на кнопку "Добавить" и в появившуюся строку вводим на каке цели выданы средства, сумму выданных средств, счёт списания и т.д.

Вводим следующее:

• В поле "Документ расхода" вводим цель, на которую выданны денежные средства, например "Билет", ниже указываем номер и дату билета;
• В поле "Номенклатура" вводим название цели, она будет отображаться в печатной форме;
• В поле "Сумма" вводим сумму выданную на покупку билета;
• В поле "НДС" выбираем "Без НДС", т.к. билет не облагается НДС;
• В поле счёт затрат выбираем 26 (Общественные расходы).

При наличии информации по поставщику и счету-фактуре, указываем её в соответствующих полях.

Заполнив всю информацию нажимаем на кнопку "Провести" и смотрим сформировавшиеся проводки - Дебет 26 - Кредит 71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости можно посмотреть списание данных средств на конец расчётного периода.

Рассмотрим создание авансового отчёта на покупку подотчётным лицом какого-либо товара.

Аналогично создаём новый документ "Авансовый отчёт" и заполняем:

• В поле "Подотчётное лицо" выбираем того, кому выданы были денежные средства на приобретение товара;
• Поле "Документ аванса" заполняем аналогично, нажав клавишу "Добавить" - "Выдача наличных", в появившемся окне выбрав расходно-кассовый ордер.

Мы выдаём денежные средства на покупку товара, потому переходи во вкладку "Товары".

Нажимаем на кнопку "Добавить" и заполняем следующие поля:

• В поле "Документ расхода" пишем "товарный чек" или "накладная";
• Ниже пишем номер товарного чека или накладной и дату;
• В поле "Номенклатура" пишем наименование купленного товара, на который выделялись денежные средства;
• В поле "Количество" вводим количество купленного товара;
• В поле "Сумма" вводим сумму указанную в товарном чере или накладной;
• В поле "НДС" выбираем "НДС - 18%", сумму НДС программа 1С посчитает автоматически;
• В поле "Поставщик" пишем название организации, указанной в товарном чеке или накладной;
• Ставим галочку СФ, если при покупке была выдана счет-фактура;
• В поле "Реквизиты счета-фактуры" пишем номер и дату счет-фактуры;
• В поле "Счёт учёта" выбираем 41.01 (Товары на складах);
• В поле "Счёт НДС" выбираем 19.03 (НДС по приобретённым материально-производственным запасам);
• Поле номер ГТД (Страна производитель) заполняем в случае, если товар импортный.

После заполнения полей всей информацией нажимаем на кнопку "Провести и закрыть".

У нас сформировались следующие проводки:

• Дебет 41.01 - Кредит 71.01 - себестоимость товара;
• Дебет 19.03 - Кредит 71.01 - входящий НДС.

В нижней части документа "Авансовый отчёт" программа отображает, на основании созданных документов, информацию о том какую сумму получило подотчётное лицо, израсходованную сумму и сумму неучтённого остатка.

Неучтённый остаток необходимо вернуть назад в кассу.

Заходим в журнал "Кассовые документы" и нажимаем на кнопку "Поступление".

Заполняем следующие поля:

• В поле "Вид операции" вводим "Возврат от подотчётного лица";
• В поле "Подотчётное лицо" вводим ФИО того, от кого принимаем возврат ранее выданных денежных средств;
• В поле "Сумма платежа" вводим сумму, которая возвращается в кассу.

В оборотно-сальдовой ведомости можно посмотреть, что до возврата на подотчётном лице числился остаток.

После проведения возврата, остаток ушёл и денежные средства находятся в кассе.

В оборотно-сальдовой ведомости можно также посмотреть оплаты поставщикам за уже оказанные услуги или полученный товар.

Переходим во вкладку "Оплаты", заполняем поле "Подотчётное лицо", если оплата за товары, то выбираем склад, если оплата за услуги, поле "Склад" не заполняем, нажимаем на кнопку "Добавить" и заполняем следующие поля:

• В поле "Документ (расход)" - указываем "чек", "товарный чек" или "накладная";
• Ниже пишем номер чека, товарного чека или накладной и дату;
• В поле "Контрагент" пишем того, кому производим оплату и ниже в поле вводим номер договора по нему;
• В поле "Сумма" вводим сумму из документа.

Нажимаем кнопку "Провести и закрыть" и сомтрим на сформированные проводки - Дебет 60.01 - Кредит 71.01 - расчёт с подотчётными лицами.