Создать список аффилированных лиц

Списки аффилированных лиц общества — это документы, уточняющие, какие компании, ИП и граждане могут повлиять на принятие управленческих решений.

Их готовят по запросу иных участников организации и при сдаче бухгалтерской отчетности, публикуют в свободном доступе на официальных страницах в интернете.

Что это за списки и кто их составляет

Законодательство требует, чтобы каждое общество (акционерное, публичное, непубличное, с ограниченной ответственностью) и унитарное предприятие вело реестр аффилированных лиц и публиковало его в открытых источниках, например, на официальном сайте. Информацию учитывают различные органы контроля и общественные структуры, анализируя деятельность компании на рынке.

Если разбираться, что такое список аффилированных лиц для АО, — это реестр, в котором перечислены компании и граждане, имеющие влияние на общество. Аффилированность (связанность с компанией) определяют по критериям, перечисленным ст. 4 закона РСФСР о конкуренции.

Общей формы реестра для всех обществ не существует, но Банк России периодически дает рекомендации о правилах раскрытия такой информации. Так, с 01.10.2021 вступит в силу положение Банка России от 27.03.2020 № 714-П, в котором находится рекомендуемый образец перечня аффилированных лиц для акционерных обществ, и его юристы берут за основу при подготовке списков для организаций с иной организационно-правовой формой.

Кого включать в реестр

В списки включают всех граждан и организации, которые каким-то образом смогут повлиять на управленческие решения:

• ИП, физлица или компании, которые осуществляют контроль за счет владения или права распоряжения более чем 20% голосов участников общества;
• единоличный руководитель;
• бенефициарные владельцы, уполномоченные давать определенные указания по ведению деятельности общества;
• организации, у которых состав правления (совет директоров) более чем на 50% совпадает с руководством отчитывающегося общества;
• граждане и организации, которые входят в общую группу с человеком или компанией, входящей в группу лиц ООО. Такая цепочка может быть бесконечной, и заканчивается она на том, у кого отсутствует собственная группа. Проверить, кто в данном случае относится к общей группе, возможно с помощью признаков, перечисленных в ст. 9 закона о защите конкуренции.

ВАЖНО!

Эксперты подчеркивают: в список аффилированных лиц для муниципального унитарного предприятия не включают заместителя генерального директора. В него попадает только лицо (группа), осуществляющее полномочия его единоличного исполнительного органа, — сам генеральный директор. Всю информацию общество собирает самостоятельно путем обращения непосредственно к участникам с просьбой предоставить необходимые данные.

Что делать с собранными данными

Кратко рассмотрим, что разрешается делать с предоставленными данными:

• хранить. Согласно ст. 50 закона о деятельности ООО, необходимо хранить перечни граждан и организаций, которые вправе влиять на принятие управленческих и иного рода решений. Аналогичные требования есть в законе об АО, ФЗ о государственных и муниципальных унитарных предприятиях. Если не хранить списки или не обновлять их (если имелись изменения), компанию привлекут к ответственности на основании п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 200 000 до 300 000 рублей;
• включать имеющиеся сведения в пояснительную записку к бухгалтерской отчетности;
• предоставлять информацию по требованиям и запросам участников;
• публиковать данные в открытых источниках при публичном размещении облигаций или иных ценных бумаг.

Как правильно составлять

Поскольку специальной формы для всех обществ не существует, а юристы берут за основу образец для эмитентов ценных бумаг (см. положение Банка России от 30.12.2014 № 454-П), предлагаем один из вариантов, как выглядит реестр. Самый простой способ вести учет связанных с организацией организаций или граждан — составить таблицу с указанием следующей информации:

• Ф.И.О. физлица или наименование организации;
• место жительства или место нахождения (если аффилированный субъект — гражданин (ИП), эту информацию раскрывают при наличии согласия);
• на какую дату предоставлены сведения;
• на каком основании включены субъекты в перечень;
• кто утвердил документ.

Реестр, составленный для ООО, выглядит так:

Если произошли изменения в списке аффилированных лиц, необходимо пересмотреть перечень, уточнить его. Руководителям организаций рекомендуется разработать внутренний документ (положение, например) об учете и хранении такой информации. В нем обязательно надо перечислить ответственных за проверку и обновление данных сотрудников, указать частоту проведения таких ревизий.