Как оформить ЭТрН в 1С: инструкция

Электронная транспортная накладная — документ, который последовательно подписывают три стороны. Пока свою часть не подпишет предыдущий участник, следующий документ не увидит.

Ниже — весь путь: от создания накладной в разделе электронных перевозочных документов до отправки завершенного документооборота в архив.

Кто подписывает ЭТрН

В отличие от путевого листа, транспортная накладная — документ трех независимых организаций. Каждая подписывает свою часть, и порядок жесткий: следующий участник увидит накладную только после того, как предыдущий поставит подпись.

Участник	Что заполняет и подписывает	Когда
Грузоотправитель	Сведения о грузе, транспорте, водителях, отметки об отгрузке	При создании накладной
Перевозчик	Подтверждение приема груза, замечания при расхождениях	После получения документа
Грузополучатель	Данные о выдаче груза, время прибытия, замечания	После доставки

Три стороны — обязательное условие. Если груз едет внутри одной организации, транспортная накладная не оформляется вообще: подписывать ее просто некому.

В каких конфигурациях есть ЭТрН

Работа с перевозочными документами встроена в подсистему «1С-ЭДО», но появилась она не во всех релизах сразу. Минимальные версии:

Конфигурация	С какой версии	Особенности
«1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0	3.0.140.37	Базовый сценарий, описан в этой инструкции
«1С:Управление торговлей 11»	11.5.12	ЭТрН создается из заказа клиента или из реализации
«1С:Комплексная автоматизация 2»	2.5.12	Блок «Управление перевозками»: путевые листы, прицепы, автоматическая отправка по сценариям
«1С:ERP Управление предприятием 2»	2.5.12	То же, что в КА 2

Что нужно до начала работы

Прежде чем создавать первую накладную, проверьте четыре вещи:

• Обмен электронными документами настроен. В карточке контрагента должна стоять галочка на электронной транспортной накладной, а приглашение к ЭДО — принято обеими сторонами. Если этот шаг еще не пройден, начните с раздела «Настройка обмена с контрагентом».
• Контрагент подключен к ЭПД у своего оператора. Накладная не уйдет к перевозчику, который работает только с обычным ЭДО.
• Есть действующая КЭП для подписания документа.
• Заведены участники перевозки: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик. Водителей и транспортные средства можно добавить прямо в процессе — покажем, где.

Два способа создать ЭТрН — что выбрать

В 1С накладную можно создать с чистого листа или на основании уже проведенной реализации. Различаются только первые несколько шагов, дальше открывается одна и та же форма.

	Способ 1: с нуля	Способ 2: на основании реализации
Откуда начинаем	Раздел «Электронные перевозочные документы»	Документ «Реализация (акты, накладные, УПД)»
Что подставляется само	Ничего, все поля вручную	Контрагент, номенклатура, часть реквизитов
Когда удобнее	Перевозка не связана с продажей: перемещение между складами, возврат, доставка давальческого сырья	Отгрузка по реализации — то есть большинство рейсов

Если реализация в базе уже есть, второй способ экономит время и снижает шанс разойтись в данных между накладной и документом продажи.

Способ 1. Создать ЭТрН с нуля

Шаг 1. Перейдите в раздел «Продажи» — «Электронные перевозочные документы».

Шаг 2. Нажмите «Создать» и выберите в списке «Электронная транспортная накладная».

Шаг 3. Заполните «Номер заказа» и «Дату заказа», выберите «Грузоотправителя» из выпадающего списка.

Шаг 4. Выберите «Грузополучателя». Если нужного контрагента в коротком списке нет, нажмите «Показать все».

Шаг 5. Найдите грузополучателя в списке контрагентов и нажмите «Выбрать».

Дальше переходите к разделу «Как заполнить ЭТрН».

Способ 2. Создать ЭТрН на основании реализации

Шаг 1. Перейдите в «Продажи» — «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Шаг 2. Нажмите «Реализация» и выберите «Товары (накладная, УПД)».

Шаг 3. Выберите контрагента из списка.

Шаг 4. Добавьте номенклатуру, укажите количество и нажмите «Записать», затем «Провести». Непроведенная реализация не даст создать накладную.

Шаг 5. После этого в меню «ЭДО» появится пункт «Создать электронную транспортную накладную». Нажмите его.

Шаг 6. Заполните «Номер заказа» и «Дату заказа», проверьте «Грузоотправителя» и «Грузополучателя» — они подставятся из реализации.

Дальше форма совпадает со способом 1.

Как заполнить ЭТрН

С этого момента порядок одинаковый независимо от того, как вы создали документ. Форма длинная, но обязательных полей в ней меньше, чем кажется — ниже отмечено, что можно пропустить.

Сведения о грузе

Шаг 1. В блоке «Сведения о грузе» нажмите «Заполнить», затем «Добавить».

Шаг 2. Выберите «Вид тары» из классификатора.

Шаг 3. Если нужной тары в списке нет, нажмите «Подбор из классификатора».

Шаг 4. Выберите тару и подтвердите кнопкой «Выбрать».

Шаг 5. Если груз подлежит учету в государственной информационной системе, поставьте галочку и заполните появившиеся поля.

Шаг 6. Выделите груз в списке и нажмите «Выбрать».

Шаг 7. Заполните обязательные поля: «Состояние груза», «Количество грузовых мест», «Масса», «Стоимость», «Валюта». Для опасного груза дополнительно заполните «Сведения об опасном грузе». Остальные поля опциональны. Нажмите «ОК».

Указания грузоотправителя по особым условиям

Шаг 1. В блоке «Указания грузоотправителя по особым условиям» нажмите «Заполнить».

Шаг 2. Заполните «Сведения о процедуре переадресовки» — это обязательное поле, без него документ не отправится.

Шаг 3. Часть данных программа подставляет сама — при необходимости их можно изменить.

Шаг 4. Нажмите «ОК».

Перевозчик и водители

Шаг 1. Выберите «Перевозчика» из выпадающего списка. Если его там нет, нажмите «Показать все».

Шаг 2. Найдите перевозчика в списке контрагентов и нажмите «Выбрать».

Шаг 3. Заполните сведения о водителях.

Шаг 4. Если нужного водителя в списке нет, нажмите «Добавить» и выберите его из справочника. Подтвердите кнопкой «Выбрать».

Шаг 5. «Сведения о путевом листе» заполнять не обязательно.

Транспортное средство

Шаг 1. Заполните сведения о транспортном средстве.

Шаг 2. Выберите машину из списка или нажмите «Создать», чтобы добавить новую.

Шаг 3. Для нового транспортного средства заполните «Регистрационный номер», «Марку», «Тип автомобиля» и «Тип владения». Если везете опасный груз, заполните вкладку «Специальные условия движения».

Шаг 4. Нажмите «Выбрать».

Прием груза перевозчиком

Шаг 1. Откройте блок «Сведения о приеме груза перевозчиком».

Шаг 2. Заполните «Массу брутто груза» и «Количество грузовых мест». Заявленная и фактическая даты подачи, фактическая дата убытия, адрес и лицо, осуществляющее погрузку, подставятся автоматически.

Сопроводительные документы и отметки

Шаг 1. «Сведения о сопроводительных документах» заполнять не обязательно. Исключение — контейнерная перевозка: для нее нужны реквизиты сопроводительной ведомости.

Шаг 2. Выберите контрагента, который подписывает документ со своей стороны, и заполните все поля этого блока.

Шаг 3. Сюда же можно приложить сертификаты, документы, подтверждающие отгрузку, паспорта качества, накладную ТОРГ-12.

Шаг 4. «Отметки грузоотправителя» не обязательны — при необходимости заполните их вручную.

Подписание и отправка

Когда все данные заполнены, подпишите и отправьте документ. Накладная уходит перевозчику. Грузополучатель увидит ее только после того, как перевозчик подпишет свою часть с подтверждением приемки груза.

Как перевозчик подписывает ЭТрН

Шаг 1. В списке документов нажмите «Отправить и получить».

Шаг 2. Входящая накладная появится в папке «Подписать».

Шаг 3. Если к грузу есть замечания, выберите «Есть замечания» и заполните нужные поля. В остальных случаях сразу нажмите «Отправить».

Как грузополучатель подписывает ЭТрН

Шаг 1. Перейдите в «Продажи» — «Текущие дела ЭДО».

Шаг 2. Нажмите «Отправить и получить».

Шаг 3. Накладная появится в папке «Подписать».

Шаг 4. Заполните данные со стороны грузополучателя. Даты и время убытия и прибытия груза подставятся автоматически. Нажмите «Отправить».

Завершение документооборота

Шаг 1. Пока грузополучатель не подписал документ, у перевозчика он лежит в папке «Входящие — На контроле». Чтобы обновить статус, нажмите «Отправить и получить».

Шаг 2. После подписания документ переходит в папку «Входящие — Подписать».

Шаг 3. Если есть замечания, выберите «Есть замечания» и заполните поля.

Шаг 4. Завершенная накладная попадает в папку «Ознакомиться». Там доступны все этапы документооборота.

Шаг 5. Чтобы убрать документ из текущих дел, выделите его и нажмите «Отправить в архив».

Когда эта инструкция не подойдет

Контрагент не подключен к ЭПД. Обычного ЭДО недостаточно: перевозчик и грузополучатель должны работать с перевозочными документами у своего оператора.

Сложная перевозка. Мультимодальные рейсы, несколько мест погрузки и выгрузки, перегрузка в пути оформляются иначе — здесь описан обычный рейс с одним перевозчиком.

Частые вопросы

Нужна ли ЭТрН при перевозке между своими складами?

Нет. Транспортная накладная подтверждает договор перевозки между грузоотправителем и перевозчиком. Если груз перемещается внутри одной организации — со склада одного филиала на склад другого или между подразделениями, — договора перевозки нет: нет двух юридических лиц со встречными обязательствами. Закон не требует оформлять транспортную накладную в такой ситуации ни в бумажном, ни в электронном виде. Путевой лист при этом оформляется — он обосновывает выпуск машины на линию и расходы на топливо.

Можно ли исправить накладную после отправки?

Отправленный и подписанный документ не редактируется. Расхождения фиксируются через блок замечаний на стороне перевозчика или грузополучателя.

Можно ли аннулировать ЭТрН?

Аннулирование запускает любая из сторон, но подтвердить его должны все участники документооборота. Односторонне отменить подписанную накладную нельзя.

Что делать, если водителя или машины нет в справочнике?

Добавить прямо из формы накладной: в блоке водителей — кнопка «Добавить», в блоке транспорта — «Создать». Заранее заводить справочники не нужно.

Обязательно ли заполнять сведения о путевом листе?

Нет. Это опциональный блок, накладная отправляется и без него.

Почему грузополучатель не видит накладную?

Он получит документ только после того, как перевозчик подпишет свою часть о приемке груза. До этого момента накладная у него не появится.

Читайте также

1С-ЭПД: как подключить сервис и настроить обмен
С чего начинать, если сервис еще не подключен: релиз конфигурации, оператор, криптопровайдер, настройка обмена с контрагентами и разбор причин, по которым документ не уходит.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) в 1С: как оформить
Второй документ рейса: шесть титулов, четыре подписанта, QR-код для инспектора. Разбираем и главный вопрос — обязателен ли ЭПЛ с 1 сентября 2026 года.

Тренажер 1С-ЭПД: отработать ЭТрН и путевой лист
Бесплатная учебная среда «Астрала» с интерфейсом 1С. Всю цепочку можно пройти на учебных данных, ничего не отправляя в ГИС ЭПД.