Электронный путевой лист (ЭПЛ) в 1С: как оформить

Электронный путевой лист — это не один документ, а комплект из шести XML-файлов, которые подписывают разные сотрудники: диспетчер, медработник, механик, ответственный за выпуск машины на линию. Каждый подписанный файл уходит в государственную систему ГИС ЭПД. В 1С весь цикл собран в одном рабочем месте, и ниже мы разберем его по шагам.

Сразу ответим на вопрос, ради которого сюда чаще всего приходят: с 1 сентября 2026 года электронный путевой лист обязателен не для всех. Подробности — в первом разделе, и они расходятся с тем, что пишет большинство сайтов.

Обязателен ли электронный путевой лист с 1 сентября 2026 года

Короткий ответ: в общем случае нет. Бумажный путевой лист остается законным.

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ переводит в обязательный электронный вид транспортную накладную, заказ-заявку и экспедиторские документы. Путевой лист в этот перечень не входит: организация сама решает, вести его на бумаге или в электронном виде, и закрепляет выбор в учетной политике. Полный разбор того, что становится обязательным, — в статье про подключение 1С-ЭПД.

Формальная неопределенность существует: тот же 140-ФЗ относит путевой лист к составу электронных перевозочных документов, и норма вступает в силу 1 сентября 2026 года. Но прямого запрета на бумагу в законе нет, и до отдельного акта или разъяснения Минтранса бумажный путевой лист сохраняет силу. Добавим, что до 1 марта 2027 года действует переходный период: за отсутствие электронного документа инспектор ограничится устным замечанием.

Мы обращаем на это внимание, потому что в поиске много материалов с заголовками «переход обязателен для всех». Почти все они опубликованы операторами электронного документооборота, которым этот переход продают. Если единственная причина, по которой вы читаете эту статью, — страх штрафа, скорее всего, спешить некуда.

При этом требования к самим реквизитам путевого листа никуда не делись. Состав сведений установлен приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 и одинаков для бумаги и для электронного формата. Формат XML-файлов утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ и действует до 1 марта 2029 года.

Что должно быть готово

Статья рассчитана на тех, у кого сервис 1С-ЭПД уже подключен. Если это не так, начните с инструкции по подключению — там разобраны релиз конфигурации, оператор, криптопровайдер и настройка обмена.

Специально для путевого листа понадобятся еще две вещи.

Квалифицированные подписи у всех подписантов. Титулы подписывают разные роли: оформитель, медработник, ответственный за техническое состояние, ответственный за выпуск на линию. Выпуск подписей — самый долгий этап подготовки, закладывайте на него запас по времени.

Машиночитаемые доверенности там, где подписывает не руководитель. Если сотрудник подписывает титул квалифицированной подписью физического лица, ему нужна МЧД, зарегистрированная в реестре ФНС и привязанная к учетной записи.

Заполненные справочники автопарка и водителей. Транспортное средство и водитель выбираются из справочника, вручную в путевом листе их не завести. Если справочники пустые, оформление встанет на девятом шаге.

Контрагент для путевого листа не нужен: в отличие от транспортной накладной, ЭПЛ — внутренний документ одной организации, и все подписи в нем ставят ваши же сотрудники.

Шесть титулов путевого листа: как устроен документ

Электронный путевой лист заполняется не целиком и не одним человеком. Он собирается из шести файлов обмена — титулов, каждый из которых подписывает свой ответственный:

Титул	Что фиксирует	Кто заполняет
Т1. Оформление	Данные рейса, ТС, водителя, срок действия	Диспетчер или сотрудник, назначенный собственником ТС
Т2. Предрейсовый медосмотр	Дату, время и результат осмотра водителя	Медработник — штатный или сторонней организации
Т3. Техконтроль	Результат предрейсового техосмотра, отметку о выпуске	Механик или ответственный за состояние автопарка
Т4. Показания при выезде	Время выхода на маршрут и одометр	Ответственный за выпуск ТС на линию
Т5. Показания при заезде	Время возврата и одометр	Ответственный за выпуск ТС на линию
Т6. Послерейсовый медосмотр	Дату, время и результат осмотра после рейса	Медработник

Последний титул заполняется не всегда — только если послерейсовый осмотр предусмотрен законом для вашего вида перевозок или внутренним регламентом компании.

Порядок жесткий: следующий титул становится доступен после того, как подписан предыдущий. QR-код, по которому инспектор проверяет документ на дороге, появляется после подписания Т4 — то есть в момент выезда машины.

Титул 1. Оформление рейса

Т1 формирует собственник транспортного средства. Диспетчер или другой назначенный сотрудник вносит данные об особенностях и обстоятельствах рейса: сведения о ТС, водителе, медработнике, ответственном за контроль технического состояния и показания одометра.

Шаг 1. Перейдите на вкладку «Главное» и нажмите «Электронные перевозочные документы».

Шаг 2. Нажмите «Создать» и выберите в выпадающем списке «Электронный путевой лист».

Шаг 3. Выберите вид перевозки.

Шаг 4. Выберите вид транспортного сообщения.

Шаг 5. Укажите оформителя — организацию, которая формирует путевой лист.

Шаг 6. Выберите статус владения транспортным средством.

Шаг 7. Укажите, кто проводит медицинский осмотр: штатный сотрудник или сторонняя организация.

Шаг 8. Если осмотр проводит сторонняя организация, выберите ее в выпадающем списке.

Шаг 9. Выберите транспортное средство. Если нужной машины нет в коротком списке, нажмите «Показать все», выберите ТС в открывшемся окне и нажмите «Выбрать».

Шаг 10. Чтобы заполнить водителя, нажмите «Заполнить». В открывшемся окне нажмите «Добавить», выберите водителя из списка, нажмите «Выбрать», затем «ОК».

Шаг 11. Если в компании обязателен послерейсовый медицинский осмотр, выберите «Обязателен». От этого зависит, появится ли в цикле шестой титул.

Шаг 12. Выберите срок путевого листа и укажите дату использования.

Шаг 13. Нажмите «Отправить». Система проверит заполнение и присвоит документу номер. Подтвердите отправку электронной подписью.

Если проверка не прошла, документ не уйдет: 1С покажет, какие поля заполнены неверно или не заполнены вовсе. Оформление завершено — можно переходить к предрейсовому медосмотру.

Титул 2. Предрейсовый медосмотр

Т2 формирует медицинский работник. В титуле фиксируются дата и время осмотра, результат, сведения о водителе, медработнике и медицинской организации. Медработник может быть штатным или приходящим, допускается и телемедицина.

Шаг 1. Выберите медработника. Если в выпадающем меню пункта «Штатный медработник» пусто, нажмите «Показать все».

Шаг 2. В окне «Штатный медицинский работник» выберите сотрудника и нажмите «Выбрать».

Шаг 3. Заполните поле «Вид медосмотра» — предсменный или предрейсовый. Время проведения подставится автоматически.

Шаг 4. Нажмите «Отправить» и подтвердите отправку электронной подписью.

Время в титуле фиксирует оператор в момент подписания, а не то, которое стоит на компьютере медработника. Для компаний с водителями в других часовых поясах это важно: каждый подписант работает в своем времени, расхождений в документе не возникает.

Титул 3. Техконтроль

Т3 формирует механик или другой штатный сотрудник, отвечающий за техническое состояние автопарка. В титуле указываются обстоятельства рейса и результаты предрейсового технического осмотра. Если техосмотр проходит в стороннем автосервисе, данные все равно вносит механик перевозчика.

Шаг 1. Нажмите на пункт «Ответственный за состояние ТС».

Шаг 2. Выберите ответственного и подтвердите кнопкой «Выбрать».

Шаг 3. В пункте «Отметка о путевом листе» выберите «Разрешен выпуск» или «Не разрешен».

Шаг 4. Нажмите «Отправить» и подтвердите отправку электронной подписью.

Титул 4. Показания одометра при выезде

Т4 формирует уполномоченное лицо, ответственное за выпуск ТС на линию. В титуле фиксируется время выхода машины на маршрут и показания одометра при выезде.

Шаг 1. Заполните показания одометра.

Шаг 2. Выберите сотрудника и подтвердите кнопкой «Выбрать».

Шаг 3. Нажмите «Отправить» и подтвердите отправку электронной подписью.

После подписания этого титула документ получает QR-код. Именно его водитель предъявляет при проверке на дороге — распечатывать путевой лист не нужно, достаточно показать код с экрана.

Титул 5. Показания одометра при заезде

Т5 формирует то же уполномоченное лицо. Здесь фиксируется время возврата машины на парковку и показания одометра при заезде.

Шаг 1. Заполните показания одометра.

Шаг 2. Нажмите на пункт «Данные проставил», чтобы указать ответственного.

Шаг 3. Выберите уполномоченное лицо из списка и нажмите «Выбрать».

Шаг 4. Нажмите «Отправить» и подтвердите отправку электронной подписью.

Титул 6. Послерейсовый медосмотр

Т6 формирует медицинский работник. В титуле фиксируются дата, время и результат послерейсового осмотра, сведения о водителе, медработнике и медицинской организации. Этот титул заполняется, только если вы отметили послерейсовый осмотр как обязательный на шаге 11 первого титула.

Шаг 1. Нажмите на пункт «Штатный медработник».

Шаг 2. Выберите работника из списка и нажмите «Выбрать».

Шаг 3. В списке «Вид осмотра» выберите послесменный или послерейсовый.

Шаг 4. Нажмите «Отправить» и подтвердите отправку электронной подписью.

На этом цикл завершен. Подписанный комплект титулов хранится в ГИС ЭПД, а в базе 1С остается документ со всей историей подписания.

Кому электронный путевой лист не подойдет

Если у вас одна-две машины и вы не возите маркируемый алкоголь. Выпуск нескольких квалифицированных подписей и обучение сотрудников обойдутся дороже, чем стопка бумажных бланков. Закон вас к этому не обязывает.

Если медработник и механик — приходящие или на аутсорсе. Каждому из них нужна собственная квалифицированная подпись и доступ к системе. Организационно это сложнее, чем поставить подпись на бумаге раз в смену.

Если вы искали инструкцию по электронной транспортной накладной. ЭТрН — другой документ: там три независимые стороны и обмен между их операторами. Общее у него с путевым листом только ГИС ЭПД и сам сервис 1С-ЭПД.

Частые вопросы

Обязательно ли переходить на электронный путевой лист с 1 сентября 2026 года?

В общем случае нет. Обязателен он при перевозке маркируемой некрепкой алкогольной продукции. В остальных случаях организация выбирает формат сама и закрепляет выбор в учетной политике.

Какой срок действия у электронного путевого листа?

Тот же, что и у бумажного: лист оформляется на срок не более одного месяца либо на один рейс, если рейс длится дольше смены. Срок и дата использования указываются на шаге 12 первого титула.

Нужно ли распечатывать путевой лист для водителя?

Нет. После подписания титула с показаниями при выезде документ получает QR-код, который водитель предъявляет при проверке.

Сколько подписей нужно на один путевой лист?

Столько, сколько титулов вы заполняете. В полном цикле это шесть подписей от четырех разных ролей: оформитель, медработник, ответственный за техническое состояние, ответственный за выпуск на линию.

Должны ли медработник и механик работать в самой базе 1С?

Титул подписывает тот, кто за него отвечает, поэтому доступ нужен каждому. Для ролей, которые не сидят за рабочим местом в офисе, предусмотрено мобильное приложение 1С-ЭПД на iOS и Android.

Можно ли отменить или исправить подписанный титул?

Подписанный и отправленный титул изменить нельзя — он уже ушел в ГИС ЭПД. Ошибка исправляется формированием нового путевого листа, поэтому проверять данные ТС и водителя имеет смысл до подписания, а не после.

Что делать, если у нас нет штатного медработника?

На шаге 7 первого титула выбирается сторонняя организация, а на шаге 8 она указывается из списка. Осмотр может проводиться и через телемедицину.

Нужен ли путевой лист, если мы возим только своим транспортом?

Да, но по другой причине: путевой лист обосновывает расходы на ГСМ и выпуск машины на линию. Электронная транспортная накладная при перевозке внутри компании не требуется, а вот путевой лист оформляется — в бумажном или электронном виде, на ваш выбор.

Читайте также

1С-ЭПД: как подключить сервис и настроить обмен
С чего начинать, если сервис еще не подключен: релиз конфигурации, оператор, криптопровайдер, настройка обмена с контрагентами и разбор причин, по которым документ не уходит.

Тренажер 1С-ЭПД: отработать ЭТрН и путевой лист
Бесплатная учебная среда «Астрала» с интерфейсом 1С. Всю цепочку титулов можно пройти на учебных данных, ничего не отправляя в ГИС ЭПД.

Электронная транспортная накладная в 1С
Обмен между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Статья готовится.