ЭТрН с 1 сентября 2026: что это и как перейти

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при коммерческих перевозках оформляется только в электронном виде. Бумажный бланк, который водитель возил в трех экземплярах, заменила ЭТрН — документ, который подписывают через 1С.

Ниже — что такое ЭТрН простыми словами, как она работает, чем отличается от бумажной накладной и от путевого листа, кому нужна, а кому нет. И главное: что именно изменилось с 1 сентября 2026 года и как перейти на электронные транспортные накладные, если вы еще этого не сделали.

Что такое ЭТрН

ЭТрН — электронная транспортная накладная. Если совсем простыми словами: это та же транспортная накладная, что была на бумаге, только в электронном виде. Документ подтверждает договор перевозки груза — кто, что, откуда, куда и на каких условиях везет.

Функция у нее та же, что у бумажной транспортной накладной: без нее перевозка юридически не оформлена, груз нельзя списать у отправителя и принять на учет у получателя, а расходы на доставку — учесть в затратах. Отличается только форма и способ подписания.

Транспортная накладная в электронном виде — это не файл, который отправляют по почте. Это структурированный XML-документ утвержденного формата: он проходит через оператора ЭДО и подписывается квалифицированной электронной подписью каждой стороны. У всех участников остается один и тот же экземпляр с полной историей подписаний.

Зачем нужна ЭТрН, если бумага работала: экземпляр нельзя потерять, подпись нельзя подделать, а инспектор на дороге проверяет документ по номеру в государственной системе, не задерживая машину.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Коротко: если вы возите грузы по договору перевозки, транспортная накладная теперь оформляется только в электронном виде. Бумажный аналог с 1 сентября 2026 года не применяется. Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Исключение — нет связи на погрузке, складе или в пути: тогда накладную временно оформляют на бумаге по акту. Когда это допустимо и чем подтвердить отсутствие связи — в статье ЭТрН без интернета.

Вместе с накладной обязательными стали заказ и заявка, а также поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. Остальные перевозочные документы — договор фрахтования, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, путевой лист — компания оформляет электронно по своему выбору и закрепляет решение в учетной политике.

Вопрос «когда вводится ЭТрН» на этом закрыт: она уже введена. Открытым остается другой — что будет тем, кто не успел.

Штрафы и переходный период

Это не отсрочка самого перехода, а время на отладку процесса без риска остановки рейса. Подключаться придется в любом случае, но полгода на то, чтобы разобраться с подписями, обучить логистов и провести первые накладные, у вас есть.

Что стоит сделать в переходный период: выпустить подписи всем, кто будет подписывать документы, настроить обмен с постоянными контрагентами и провести хотя бы одну накладную от создания до архива. Если оставить это на февраль, отладка совпадет с моментом, когда штрафы уже начнут действовать.

Чем электронная накладная отличается от бумажной

	Бумажная	Электронная
Экземпляры	Три, по одному у каждой стороны	Один, общий для всех
Подписание	Ручкой при передаче груза	КЭП через 1С
Исправления	Зачеркивание, новый бланк	Замечания на своем этапе
Хранение	Папки, архивы	В базе и у оператора
Проверка инспектором	Водитель показывает бланк	По QR-коду из приложения водителя или по номеру в ГИС ЭПД

Практическая разница, ради которой все затевалось: бухгалтерия видит накладную в базе в момент ее подписания, а не через две недели, когда водитель довезет документ. Пропавший экземпляр больше не помешает закрытию месяца.

Как работает ЭТрН: кто и что подписывает

Работает ЭТрН не так, как обычный электронный документ с одной подписью. Транспортная накладная — документ трех независимых организаций. Каждая подписывает свою часть, и порядок жесткий: следующий участник увидит накладную только после того, как предыдущий поставит подпись.

Участник	Что заполняет и подписывает	Когда
Грузоотправитель	Сведения о грузе, транспорте, водителях, отметки об отгрузке	При создании накладной
Перевозчик	Подтверждение приема груза, замечания при расхождениях	После получения документа
Грузополучатель	Данные о выдаче груза, время прибытия, замечания	После доставки

Если на каком-то этапе есть расхождения — недостача, повреждение упаковки, задержка — участник фиксирует их как замечания в своей части. Переоформлять накладную заново не нужно.

Что делает водитель: подпись, приложение и Госключ

Водитель — четвертый участник перевозки, но не четвертый подписант. Титулы за перевозчика подписывает уполномоченный сотрудник компании — логист или диспетчер — своей квалифицированной подписью. Водитель работает через мобильное приложение 1С-ЭПД: видит назначенный рейс, отмечает погрузку и разгрузку, показывает инспектору QR-код накладной. Если ГИС ЭПД дает сбой и кода еще нет, водитель предъявляет копию накладной со штампом электронной подписи — что еще может показать водитель при сбое.

Как водитель подписывает ЭТрН, зависит от схемы работы. Их две.

Через учетную систему. Водитель отмечает в приложении факт приема и выдачи груза, а титул подписывает логист в 1С. Отметку можно настроить так, чтобы титул подписывался автоматически сразу после нее, — тогда диспетчеру не нужно ловить каждый рейс вручную. Водителю в этой схеме не выпускается ни квалифицированная подпись, ни МЧД: подписантом он не является. В описаниях сервиса такую отметку иногда называют простой электронной подписью, но юридическую силу титулу она не придает — ее дает подпись логиста.

Прямой обмен. Водитель сам подписывает титул 2 на погрузке и титул 4 на разгрузке и отправляет их участникам из приложения, минуя офис. Типичный случай — индивидуальный предприниматель за рулем: логиста нет, делегировать подпись некому. Для этой схемы в приложении задается роль «водитель» и вид подписи — УКЭП на носителе Рутокен ЭЦП. Токен при этом физически находится у водителя.

Госключ не участвует ни в одной из схем. Подпись водителя — либо ее отсутствие в первом случае, либо квалифицированная подпись на аппаратном токене во втором.

Что это значит при переходе: подписи выпускаются тем, кто подписывает титулы. Компания с автопарком на тридцать машин выпускает подписи логистам, а не тридцати водителям. ИП-перевозчик с одной машиной выпускает подпись себе и возит токен в кабине.

Когда транспортная накладная не нужна

Транспортная накладная не нужна, когда нет самого договора перевозки. ЭТрН подтверждает договоренность между двумя сторонами — грузоотправителем и перевозчиком. Если груз перемещается внутри одной организации, такого договора нет: нет двух юридических лиц со встречными обязательствами.

Поэтому накладная не оформляется, когда:

• груз едет со склада одного филиала на склад другого;
• товар перемещается между подразделениями компании;
• сырье везут на собственное производство собственным транспортом.

В этих случаях закон не требует транспортную накладную ни в бумажном, ни в электронном виде. Путевой лист при этом оформляется — он обосновывает выпуск машины на линию и расходы на топливо.

Как перейти на ЭТрН

Переход на электронные транспортные накладные состоит из трех частей. Сначала подключается сам сервис 1С-ЭПД, потом настраивается обмен с каждым контрагентом, и последним шагом к рейсам подключаются водители через мобильное приложение.

Первая часть общая для всех перевозочных документов: обновление конфигурации до нужного релиза, выбор оператора ЭДО, установка криптопровайдера и выпуск квалифицированных подписей. Все шаги разобраны в отдельной статье про подключение 1С-ЭПД — если сервис еще не подключен, начните с нее.

Вторая и третья части относятся именно к накладным, и дальше речь о них.

Настройка ЭТрН в 1С: как включить обмен накладными

Обмен настраивается отдельно для каждого контрагента, с которым вы будете обмениваться накладными. Подключение ЭТрН в 1С занимает четыре шага и выполняется один раз.

Шаг 1. Перейдите: «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭДО».

Шаг 2. Выберите в списке контрагента, с которым настраиваете обмен. Если его там нет, отсюда же отправляется приглашение к ЭДО и ЭПД.

Шаг 3. Отметьте галочку «Электронные транспортные накладные».

Шаг 4. Нажмите «Записать и закрыть».

Подключение водителей к мобильному приложению

Водитель регистрируется не сам — его заводит из базы сотрудник, отвечающий за перевозочные документы. В «1С:Бухгалтерии 8» это делается так:

1. Перейдите: «Главное» → «1С-ЭПД».
2. В разделе «Мобильные устройства 1С-ЭПД» нажмите «Подключить».
3. Заполните организацию, тип подключения и водителя, затем нажмите «Сгенерировать код». Появится код регистрации.
4. Водитель устанавливает приложение 1С-ЭПД на смартфон и вводит этот код.

Если водитель будет подписывать титулы сам, на этом же шаге задается роль и вид подписи. В остальных случаях достаточно кода — приложение готово к работе.

После этого в разделе «Электронные перевозочные документы» можно создавать накладные, а водители увидят свои рейсы в приложении. Как включить ЭТрН в 1С, вы уже знаете — как ее заполнить, разобрано по шагам в инструкции по оформлению ЭТрН.

Чем ЭТрН отличается от путевого листа

Два документа постоянно путают, потому что оба относятся к перевозочным и оба оформляются через одну подсистему. Разница принципиальная.

	ЭТрН	ЭПЛ
Что подтверждает	Договор перевозки груза	Выпуск машины на линию
Сколько организаций	Три независимых	Одна, ваша
Кто подписывает	Отправитель, перевозчик, получатель	Ваши сотрудники: диспетчер, медработник, механик, водитель
Настройка с контрагентом	Нужна	Не нужна, контрагента в документе нет
Обязателен с 01.09.2026	Да	Нет, кроме перевозки маркируемого алкоголя

Отсюда и разные галочки в настройках ЭДО: накладная требует согласования с внешней стороной, путевой лист — нет.

Частые вопросы

Как расшифровывается ЭТрН?

Электронная транспортная накладная. Иногда встречается написание «ЭТН» — это тот же документ.

Какая подпись нужна для ЭТрН?

Квалифицированная электронная подпись — та же, которой вы подписываете отчетность. Специальный сертификат для перевозочных документов не выпускается. Подпись нужна каждому, кто подписывает титул: если это не руководитель, потребуется машиночитаемая доверенность. Водителю в обычной схеме работы подпись не выпускается — титул за перевозчика подписывает логист.

Нужна ли МЧД для ЭТрН?

Да, если документ подписывает сотрудник квалифицированной подписью физического лица. Доверенность регистрируется в реестре ФНС и привязывается к учетной записи. Руководителю организации МЧД не нужна — он подписывает от имени компании.

Нужна ли МЧД водителю?

Нет, если титулы за перевозчика подписывает логист или диспетчер — водитель в этой схеме ничего не подписывает от лица организации. Да, если водитель подписывает титулы сам, но при этом не является руководителем или ИП: тогда он действует по доверенности, и она должна быть машиночитаемой.

Нужен ли водителю Госключ?

Нет. Госключ в схеме 1С-ЭПД не используется. Если водитель не подписывает титулы, подпись ему не нужна вообще. Если подписывает — нужна квалифицированная подпись на носителе Рутокен ЭЦП, а не облачная.

Что делать, если водитель в рейсе, а титул надо подписать?

Два варианта, и в обоих физическое присутствие не требуется. Первый — настроить в 1С-ЭПД автоматическое подписание: титул подписывается сразу после отметки водителя в приложении. Второй — водитель звонит диспетчеру, и тот подписывает удаленно из базы.

Нужна ли ЭТрН ИП-перевозчику и как ее оформить?

Нужна. ИП — отдельное лицо, для грузоотправителя он такой же внешний контрагент, как транспортная компания. Оформить накладную ИП может из 1С, если база есть, или напрямую из мобильного приложения по схеме прямого обмена — тогда потребуется квалифицированная подпись на Рутокен ЭЦП.

Какой оператор ЭДО нужен для ЭТрН?

Любой, включенный в реестр Минтранса. В 1С оператор выбирается при подключении сервиса из готового списка: доступны «Калуга Астрал» и «Такском». Отдельно искать оператора и заключать с ним договор не нужно.

В каком формате хранится ЭТрН?

Это XML-файл утвержденного формата, а не PDF или скан. Формат задан приказом ФНС, поэтому накладная, созданная в одной программе, читается в любой другой.

Как проверить ЭТрН?

Статус документа виден в базе: в разделе перевозочных документов отображается, кто уже подписал свою часть, а кто нет. Инспектор на дороге проверяет накладную по номеру в государственной системе.

Можно ли обмениваться накладными с контрагентом, у которого другой оператор?

Да, роуминг между операторами настраивается автоматически. Отдельную заявку подавать не нужно.

Что делать, если контрагент не перешел на электронные накладные?

С 1 сентября 2026 года бумажная накладная при коммерческой перевозке не применяется, так что переходить придется обеим сторонам. До 1 марта 2027 года за это не штрафуют, но накладная в бумаге остается нарушением.

Можно ли исправить подписанную накладную?

Отредактировать нельзя. Расхождения фиксируются как замечания на стороне перевозчика или грузополучателя, а полная отмена документа возможна только с подтверждением от всех участников.

Нужна ли ЭТрН, если мы возим грузы на своих машинах?

Зависит от того, чей груз. Если везете чужой груз по договору — да. Если свой между своими складами — нет, договора перевозки в этом случае нет.

Читайте также

1С-ЭПД: как подключить сервис и настроить обмен
Общее подключение: релиз конфигурации, выбор оператора, криптопровайдер, выпуск подписей и разбор причин, по которым документ не отправляется.

Как оформить ЭТрН в 1С
Пошаговое заполнение накладной: два способа создания, сведения о грузе и транспорте, подписание перевозчиком и грузополучателем, отправка в архив.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) в 1С: как оформить
Шесть титулов по шагам: оформление рейса, предрейсовый медосмотр, техконтроль, показания одометра, послерейсовый осмотр.

ГИС ЭПД не работает или нет интернета: что делать
Когда накладную можно временно оформить на бумаге и что водитель покажет инспектору, если ГИС ЭПД не работает.